전문가 컬럼 바이블 구매 프로세스 개선 프로젝트

일상적인 구매업무를 하거나 소규모 조직에서는 프로세스 수립 또는 개선에 대한 고민을 하는 경우가 드뭅니다. 매일 처리해야 하는 일상 업무만으로도 벅차거나 자재, 물류 등 구매 이외 업무까지 정신없이 처리해야 하는 상황에서는 프로세스 정립 또는 개선에 대한 여지가 있을 틈이 없을 것입니다.

하지만 구매 조직 규모가 어느 정도 되고 구매 또는 SCM 리더가 되면 구매뿐 아니라 인접 업무를 포괄한 업무 프로세스 개선에 대한 고민을 하게 되는 경우가 있습니다. 이런 경우, 구매를 포함한 업무 프로세스는 어떻게 수립 또는 개선하고 이를 위한 프로젝트는 어떻게 수행해야 할까?

업무를 프로세스 형태로 표현하고 이를 개선하는 방법을 최초 제안한 이는 미국의 경영학자 프레드릭 테일러(Fredrick Taylor)이다. 그는 19세기 말 과학적 관리법(테일러 시스템)을 창안하여 공장개혁과 경영합리화를 이끌었습니다.

그 후 20세기 중반 데밍(Deming) 등에 의해 통계적 공정 관리 이론이 결합되며 업무 프로세스와 관련한 이론의 급속한 발전이 일어났습니다. 이를 2차 세계대전 후 일본 기업들이 받아들여 세계 시장을 석권하는 계기가 되었으며, 특히 도요타 등이 차별적인 프로세스 경영으로 발전시킨 이론이 TQM(Total Quality Management, 총체적 품질관리)입니다. 이를 다시 미국에서 차용하여 Lean(낭비 제거 또는 무재고) 경영 이론 등으로 발전하였습니다.

'프로세스 경영'
프로세스 경영은 구매, SCM을 포함한 기업 경영 전반적으로 조직을 관리하기 위한 종합적 접근법이며, 기업전략, 재무, 인사, 정보관리 등 전통적인 경영 관리 부문과도 밀접한 관계가 있습니다. 업무 프로세스를 개선한다는 것은 컨설팅 등을 통한 일회성 이벤트라기 보다는 프로세스 최적화를 위해 끊임없이 고민하는 과정을 의미합니다. 또한 기업의 전체 업무 프로세스를 구성하는 수백 또는 수천가지 이상의 프로세스들을 전체 종단간(End-to-End) 연결하여 고민해야 하는 작업입니다.

따라서 구매 프로세스를 수립 또는 개선한다는 것은 단지 구매 업무만을 대상으로 하기 보다는 SCM을 포함한 기업 전반적인 업무 프로세스들을 포괄한 개선활동이 되어야 합니다. 또한 효과적인 구매 프로세스 수립 또는 개선을 위해서는 기업 전반적인 프로세스 경영 관점에서 지속적인 개선, 프로세스 최적화, 운영의 효율화 등이 이루어져야 합니다.

기업 전사전략과 그 하위의 구매전략 등 수립과 함께 그 실행과 개선의 중요성도 강조되며, 이를 위한 구체적인 활동으로 P-D-C-A 개선 사이클이 있다. 이는 구매전략 실행뿐 아니라 일상적인 구매 업무를 수행하는데도 활용도가 높습니다.

P-D-C-A 개선 사이클
① P(Plan) 표준화 단계 : 구매 표준 업무 기준을 수립하고 구매를 포함한 관련 프로세스 목록을 도출합니다.
② D(Do) 실행단계 : 표준 프로세스를 절차대로 이행을 합니다.
③ C(Check) 성과관리 단계 : 프로세스에 대한 관리 단계로서 프로세스의 효율을 측정, 모니터링 합니다.
④ A(Action) 개선 단계 : 프로세스에 대한 개선 활동을 합니다.

이러한 P-D-C-A 단계는 한 번의 실행으로 끝나는 것이 아니라 끊임없이 반복되는 과정이며, 이를 통해 점차 프로세스가 완벽에 가까운 상태로 고도화될 수 있습니다.

일상적인 구매 업무에서는 프로젝트 활동을 하는 경우가 드물 수 있지만, 구매 프로세스 수립 또는 개선 활동은 프로젝트 팀을 구성하여 실시하는 경우가 많습니다. 구매 개선 프로젝트 활동도 결국 일회성으로 끝나기 보다는 이를 실제 구매 업무에 접목하면서 끊임없이 반복하여 개선하려는 노력이 수반되어야 효과를 발휘할 수 있을 것입니다.

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