전문가 컬럼 바이블 SCM의 성적표 '재고'의 관리 포인트 - 재고정확도 향상

회사에서 SCM의 중요성이 대두되어 물류팀이 신설된 때가 있었습니다. SCM의 중요성이 대두되는데 왜 물류팀이 신설되었는지 의문이 있을 텐데 그 답은 '재고'였습니다. 그 당시 회사의 가장 큰 문제는 'SCM의 성적표'라고 할 수 있는 재고가 제대로 관리되지 못하는 데 있었기 때문에, 최대 미션은 '재고관리를 고도화'하는 것이었습니다. 재고가 왜 SCM의 성적표일까? SCM은 일반적으로 제품기획 → 수요예측 → 원자재 구매&발주 → 완제품 생산 → 보관 → 수송 → 유통 → 배송 → CS의 흐름을 가지고 있습니다. SCM 프로세스에 위치하여 앞에서 언급한 업무를 담당하는 MD, 구매, 생산, 물류, 판매, CS팀의 노력이 잘 버무려진 다음, '재고가 얼마큼 남아 있는지? 남아있는 재고의 상태는 어떠한지? 로 결론이 납니다.

'재고는 판매를 뒷받침하면서, 최소로 유지되어야 한다'는 대전제에서 어느 한 부서의 노력만으로는 적정한 재고를 유지하는 것은 현실적으로 어려워집니다. 재고가 모자라거나 남는 문제는 수요예측을 잘못하거나, 원부자재 수급이나 생산이 제때 이루어지지 않거나, 보관이나 운송이 출고 오더를 뒷받침해주지 못하는 경우에도 발생할 수 있기 때문입니다. 재고관리라고 다 같은 재고관리일까? '재고관리 고도화'를 통해 회사가 직면한 재고 문제를 해결하기 위해 부단히 애를 썼는데, 재고관리라고 다 같은 재고관리가 아니었습니다. 때마다 직면한 문제가 달랐고 하나의 문제를 해결하면 또 다른 재고 이슈가 기다리고 있었기 때문입니다. 지금 생각해 보면 재고관리 고도화를 위해 먼저 관리해야 하는 '포인트'가 있었고, 하나의 재고 문제가 해결되었을 때 그 다음 단계의 문제가 가시화되는 순차적인 흐름이었다고 생각합니다.

그래서 재고관리 문제에 직면한 구매인들을 위해 재고관리 포인트, ‘재고정확도 향상’입니다. Step 1. 재고정확도 향상

1) 현황 및 문제점
처음에는 실물 재고와 수불 재고의 정확도는 60%에 불과했습니다. 수불 재고를 신뢰하지 못하다 보니 판매 부서는 판매 오더를 입력할 때마다 물류팀에 실물 재고 확인을 요청해야 했습니다. 재고자산을 확정하기 어려웠을 뿐 아니라 판매도 적시에 이루어지지 않을 수밖에 없던 시절이었습니다. 실물 재고와 수불 재고가 불일치하는 데는 다양한 원인이 있었지만 크게 세 가지로 나누어 볼 수 있었습니다.

2) 원인
① 생성된 입출고 오더를 기반으로 실물이 이동되어야 하는 업무의 경계가 모호했습니다. 완제품을 기준으로 본다면 입고를 요청하는 생산 담당자, 출고를 요청하는 판매 담당자가 ERP1)에 오더를 생성하면 물류 담당자가 생성된 입출고 오더를 기반으로 실물 입출고를 수행해야 했지만, 실물의 입출고 이동이 메일 또는 전화 등의 요청으로 진행되고 월말에 한 달치의 입출고 오더를 시스템에 일괄적으로 입력하는 것이 당연시되었습니다. 월 중 리얼타임 재고를 확인할 수 없는 건 물론이고, 입출고 오더 입력 과정에서 중복 또는 누락이 발생할 수밖에 없었고, 이마저도 재고를 맞춰야 하는 물류 담당자가 쫓아다니며 확인해야 했습니다.

② 화주사의 ERP와 물류사의 WMS2)가 연결되지 않아 물류사로 입출고 오더 지시를 할 때 메일이나 전화로 요청하면서 휴먼에러가 발생하기도 하고, 요청한 오더가 제대로 수행되었는지 결과를 확인할 수 없었습니다.

③ 입출고 오더를 수행하기 위한 물리적인 물류센터 작업 공간이 충분히 확보되지 않아 보관 공간과 작업 공간이 구분되지 않은 채 이동 통로까지 재고가 쌓여있었습니다. 동일 제품이 물류센터 여러 곳에 흩어져 쌓여있고, 어떤 재고가 어느 로케이션에 쌓여 있는지 확인이 되지 않아 실물 재고의 수량 확인이 어려운 상황이어서 재고가 정확하지 않은 귀책을 물류사에 물 수도 없었습니다.

- ERP : Enterprise Resource Planning의 약자로 전사자원관리를 하는 시스템을 의미한다. 화주사는 ERP에서 보여지는 재고를 자산으로 확정하며, ERP와 WMS를 비교하여 재고정확도를 확인한다.
- WMS : Warehouse Management System의 약자로, 창고관리시스템을 의미한다. 화주사가 직접 구축하는 경우도 있지만 일반적으로 물류파트너사에서 WMS를 구축한다.

3) 개선사항
① ERP 오더를 기반으로 실물이 움직이도록 내부 PI 진행, 오더를 생성하는 주체와 생성된 오더를 수행하는 주체의 업무 R&R을 명시화함

② ERP에서 생성한 오더가 WMS로 넘어가고, WMS에서 수행한 실물 이동 결과를 ERP로 보내도록 시스템 간 I/F 진행함.

③ 물류센터 내 충분한 보관&작업공간 및 이동 통로를 확보함.
ERP재고↔WMS재고↔실물재고가 일치되도록 재고실사를 진행한 후 주기적으로 ERP재고↔WMS재고 대사를 진행함. WMS재고↔실물재고 정확도를 물류사의 KPI로 설정하여 SLA 체결

위의 개선사항을 통해 총체적 난국이었던 재고정확도는 60%→99.99%로 향상되었습니다. 이로써 정확한 재고 자산 확정이 가능해졌고, 수불 재고가 곧 실물 재고 수량이라는 믿음이 생겨 시스템에서 가용 재고를 확인 후 적시에 판매 오더가 생성되고 매출로 이어질 수 있었습니다. 재고 차이 발생 시 원인파악이 용이해져 물류사와도 재고 차이에 대한 귀책을 명확히 할 수 있었습니다. 지금 생각해 보면 재고 관리의 첫 단추는 '재고정확도 향상'이었습니다.

꼬박 6개월에 걸쳐 재고정확도 100%를 달성해도 이후에 재고 이슈는 발생할 수 있어, 꾸준한 관리가 필요합니다.

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